نحوه استفاده شرکتها از پیامک برای بهروزرسانی و هشدارهای داخلی تیم
پیامک برای ارتباطات شخصی و تجاری عالی است. از پیامک برای ارتباطات کارکنان و پیامهای داخلی تیم خود استفاده کنید.
از پیامک برای ارتباطات کارکنان بهره ببرید.
پیامک سریعترین و شخصیترین کانال ارتباطی برای استفاده شخصی و تجاری است.
علاوه بر کمپینهای پیامکی که برای تعامل با مشتریان اجرا میکنید، میتوانید از پیامک برای ارتباطات داخلی استفاده کنید.
بارها نیاز دارید اعلانهای فوری به کارکنان ارسال یا آنها را از وضعیت پرداختهایشان مطلع کنید. نمیتوانید به ایمیل یا گروههای اجتماعی تکیه کنید زیرا کارکنان ممکن است صندوق ورودیشان را دیر بررسی کنند. پیامک بهترین انتخاب برای ارتباطات داخلی کسبوکار است.
در این مقاله توضیح میدهیم چگونه کسبوکارها میتوانند از WP SMS برای خودکارسازی ارتباطات داخلی کارکنان استفاده کنند.
چرا از پیامک برای ارتباطات کارکنان استفاده کنیم؟
ایمیلها ممکن است ساعتها یا حتی روزها خوانده نشوند، حتی در محل کار. نمیتوانید انتظار پاسخ سریع از ارتباط ایمیلی داشته باشید.
از طرف دیگر، پیامکها معمولا ظرف چند دقیقه باز میشوند. به همین دلیل برای یادآوریها و هشدارهای فوری عالی است.
ارتباطات داخلی کسبوکار معمولا فوری هستند، بنابراین پیامک بهترین کانال ارتباطی با کارکنان است.
خلاصه مزایای استفاده از پیامک در ارتباطات داخلی:
-
نرخ باز شدن بالا: تجربه ما نشان میدهد پیامکها نرخ باز شدن ۹۸ درصدی دارند که بالاتر از ایمیل است.
-
سرعت و قابلیت اعتماد: کارکنان پیامها را فورا دریافت میکنند و پیامک ابزاری موثر برای اعلانهای فوری است.
-
دسترسی از طریق موبایل: کارکنان میتوانند بدون اتصال اینترنت در هر جایی پیام دریافت کنند. برای شرایط اضطراری عالی است.
-
پیامرسانی مستقیم و شخصی: پیامک مختصر، شخصی و مستقیم است و کارکنان احساس ارزشمندتر بودن میکنند.
به این دلایل، شرکتها در صنایع مختلف حتی اگر سیستم ایمیل تجاری یا اپلیکیشنهای ارتباطی مانند Slack داشته باشند، از پیامک در ارتباطات داخلی استفاده میکنند.
موارد استفاده رایج پیامک در ارتباطات داخلی
برخی رایجترین کاربردهای پیامک در ارتباطات کارکنان.
۱. هشدارهای فوری و اعلانهای اضطراری
وقتی شرایط اضطراری پیش میآید، شرکت به راهی برای هشدار سریع کارکنان نیاز دارد. ایمیل گزینه خوبی نیست زیرا به اینترنت نیاز دارد و ممکن است در صندوق ورودی نادیده گرفته شود.
پیامک سادهترین و سریعترین کانال ارتباطی در شرایطی مانند:
- بلایای طبیعی
- تهدیدات امنیتی
- تعطیلی غیرمنتظره دفتر
- شرایط اضطراری بهداشتی
- خرابیهای فنی
- اختلال حملونقل پیامک به کسبوکار شما امکان اطلاعرسانی فوری به کارکنان و ارائه دستورالعملها و بهروزرسانیهای حیاتی را میدهد.
مثلا اگر آتشسوزی در دفتر رخ دهد، میتوانید هشدار پیامکی خودکار به همه کارکنان ارسال کنید:
هشدار اضطراری: آتشسوزی در ساختمان اصلی دفتر شناسایی شده. فورا از نزدیکترین خروجی تخلیه کنید. از آسانسور استفاده نکنید. خدمات اضطراری مطلع شدهاند. پروتکلهای ایمنی را دنبال و منتظر دستورالعملهای بعدی باشید.
به این ترتیب جزئیات تخلیه را به سریعترین شکل ممکن ارائه میدهید.
همچنین اگر به دلیل هشدار هواشناسی شدید تصمیم به تعطیلی دفتر بگیرید، نیازی به تماس تکتک با کارکنان نیست. پیامک به شما کمک میکند سریعا همه را مطلع کنید.
نمونه پیامک:
هشدار اضطراری: به دلیل طوفان شدید، دفتر فردا تعطیل خواهد بود. در صورت امکان از خانه کار کنید. بهروزرسانیهای بعدی ارسال خواهد شد. مراقب باشید!
به خاطر داشته باشید اگر تعطیلی دفتر را در گروههای شبکه اجتماعی اعلام کنید، برخی کارکنان ممکن است آن را نخوانند زیرا بسیاری صبح زود حسابهای اجتماعی خود را بررسی نمیکنند.
۲. بهروزرسانیهای شیفت و برنامه
برخی صنایع با چالش مدیریت شیفت مواجهاند زیرا کارکنان زیادی با برنامههای چرخشی دارند.
بخشهایی مانند خردهفروشی، بهداشت و درمان و هتلداری اغلب برای مدیریت شیفتها مشکل دارند. همچنین کارکنان ممکن است شیفتهایشان را فراموش کنند.
اعلانهای پیامکی بهترین راه حل این مشکلات هستند. پیامک امکان ارسال:
- بهروزرسانیهای آنی برنامه
- اعلانهای تغییر شیفت
- یادآوریها مثلا اگر رستوران دارید، میتوانید پیشخدمتها را از شیفتهای خالی مطلع کنید. همچنین میتوانید از سیستم پیامک دوطرفه خودکار استفاده کنید تا کارکنان بتوانند شیفت مورد نظرشان را از طریق پیامک انتخاب کنند.
نمونه پیامک:
سلام زهرا، ترجیحات برنامه شما برای هفته آینده باید ارسال شود. با شیفت مورد نظرتان پاسخ دهید: صبح، عصر یا شب. تمام تلاش خود را برای هماهنگی خواهیم کرد!
این پیام تعارضات برنامهریزی را به حداقل رسانده و کارایی عملیاتی رستوران را افزایش میدهد.
۳. اطلاعیههای سازمانی
گاهی نیاز دارید اطلاعیهای به همه کارکنان یا حتی سرمایهگذاران ارسال کنید. مثلا باید آنها را از تغییرات سیاست یا ابتکارات جدید شرکت مطلع کنید.
پیامک برای اطلاعیههای سازمانی مفید است. هشدارهای پیامکی به شما کمک میکنند این اطلاعیهها را به همه کارکنان، حتی آنهایی که ایمیلشان را مرتب بررسی نمیکنند، ارسال کنید.
مثلا اگر شرکت شما برنامه مزایای جدیدی اجرا میکند، میتوانید پیامکی با لینک به جزئیات بیشتر ارسال کنید.
خبر خوب، رضا! ما برنامه مزایای جدیدی برای حمایت بهتر از شما معرفی میکنیم. درباره مزایای سلامت، تندرستی و مالی اینجا بخوانید: bit.ly/benefit. سوالی دارید؟ خوشحال میشویم کمک کنیم!
۴. اعلانهای پرداخت
خطاها و تاخیرهای پرداخت میتواند منجر به نارضایتی کارکنان شود. کسبوکار شما باید برای این شرایط آماده باشد و مودبانه به شکایات پاسخ دهد.
سادهترین رویکرد استفاده از پیامک برای ارسال هشدارهای پرداخت و اطلاعرسانی هرگونه تاخیر احتمالی به کارکنان است. بهتر است قبل از شکایت کارکنان پیامک ارسال کنید.
همچنین میتوانید وظایفی مانند پر کردن فرمها یا ارسال کارکرد را قبل از مهلت حقوق و دستمزد یادآوری کنید. مثلا:
یادآوری: حقوق و دستمزد جمعه پردازش میشود. مطمئن شوید کارکرد خود را تا ساعت ۵ عصر پنجشنبه ارسال کردهاید.
این یک رویکرد ارتباطی تعاملی است که به جلوگیری از مشکلات مربوط به پرداختها کمک میکند.
۵. یادآوری رویدادها و جلسات
یکی دیگر از کاربردهای مهم پیامک در ارتباطات کارکنان، ارسال یادآوری رویدادها و جلسات است.
کارکنان اغلب مشغول انجام وظایف مختلف هستند و ممکن است جلسات یا رویدادهای مهم را فراموش کنند. یادآوریهای پیامکی اگر بهموقع ارسال شوند، میتوانند از عدم حضور جلوگیری کنند.
مثلا اگر جلسه عمومی برگزار میکنید:
یادآوری: جلسه عمومی شرکت ساعت ۲ بعدازظهر در سالن کنفرانس ب. اگر از راه دور هستید از طریق زوم حاضر شوید.
این پیام کارکنان را مطلع و فعال نگه میدارد.
۶. مشکلات فنی
بارها با مشکلات فنی مانند قطعی وبسایت یا خرابی اتصال اینترنت مواجه میشوید. در چنین شرایطی باید کارکنان را مطلع کنید تا اختلال به حداقل برسد.
باز هم پیامک بهترین کانال برای ارسال هشدارهای خرابی به کارکنان است. به تیم IT امکان توضیح مشکلات فنی و ارسال بهروزرسانیهای وضعیت تعمیرات را میدهد.
مثلا اگر سرور ایمیل از کار بیفتد، بخش IT میتواند پیامکی ارسال کند:
سرویسهای ایمیل در حال حاضر از کار افتاده. تیم ما در حال رفع مشکل است. زمان تقریبی بازیابی: ۱ ساعت.
این شفافیت در صحبت با کارکنان درباره مشکلات به مدیریت انتظارات و کاهش نارضایتی کمک میکند.
بهترین شیوههای استفاده از پیامک در ارتباطات کارکنان
برای حداکثر کارایی تلاشهای پیامکی داخلی، به نکات زیر توجه کنید.
-
مختصر و واضح باشید: کارکنان بسیار مشغولاند و نمیتوانند پیامهای طولانی بخوانند. احتمال خواندن و پاسخ به پیامهای کوتاه بیشتر است. بنابراین بر نکات کلیدی تمرکز کنید و اگر جزئیات بیشتری لازم است، لینکی به یک صفحه وب بگنجانید.
-
مرتبط نگه دارید: بدون در نظر گرفتن ارتباط پیام با همه، به همه افراد پیام ندهید. کارکنان را بر اساس نقشها یا مکانهایشان گروهبندی کنید تا اعلانهای مرتبط ارسال شود.
-
فقط برای بهروزرسانیهای مهم: اگر پیامکهای زیادی ارسال کنید، کارکنان شروع به نادیده گرفتن آنها میکنند. پیامک را برای اطلاعات فوری یا حساس به زمان نگه دارید.
-
دستورالعملهای واضح بدهید: فراخوان عمل واضحی بگنجانید تا کارکنان بدانند چه کاری باید انجام دهند. چه تایید جلسه باشد چه پذیرش شیفت اضافی، پیام باید واضح باشد.
-
قوانین حریم خصوصی را رعایت کنید: همیشه به حریم خصوصی کارکنان احترام بگذارید. مطمئن شوید اطلاعات تماسشان امن نگهداشته میشود.
-
تعامل را پیگیری کنید: سعی کنید موفقیت تلاشهای پیامکی داخلی را تحلیل کنید و نقاط ضعف را برطرف کنید تا نتایج بهتری بگیرید.
به دنبال ابزار پیامکی ایدهآل برای ارتباطات داخلی هستید؟
کلید یک استراتژی پیامرسانی داخلی کارآمد، استفاده از ابزار پیامکی چندمنظوره است.
اگر میخواهید کار دستی را کاهش و پیامهای تراکنشی خود را خودکار کنید، باید از ابزاری با قابلیت خودکارسازی، زمانبندی و محتوای پویا استفاده کنید.
همچنین ابزار پیامکی باید با پلتفرمهای فعلی شما مانند وبسایت، ووکامرس، CRM و غیره یکپارچه شود.
به این ترتیب نیازی به جابجایی بین داشبوردهای مختلف ندارید. همچنین میتوانید کمپینهای تبلیغاتی پیامکی را همراه با پیامرسانی داخلی با یک ابزار واحد اجرا کنید.
WP SMS یکی از بهترین ابزارهای پیامکی در این زمینه است. مخصوص وبسایتهای وردپرسی طراحی شده و بیش از ۳۵۰ درگاه پیامکی بینالمللی را پشتیبانی میکند.
نگاهی به قابلیتهایش بیندازید:
- صفحه پیشرفته «ارسال پیامک» برای سفارشیسازی ترجیحات
- پیامک زمانبندیشده و تکراری
- خبرنامه پیامکی
- محتوای پویا
- ورود و ثبتنام با پیامک
- مدیریت مشترکین
- صفحه صندوق خروجی امن پس منتظر نمانید. نسخه آزمایشی WP SMS را بررسی و سپس بسته قیمتی خود را انتخاب کنید!
نتیجهگیری
پیامک اکنون ابزاری کاربردی برای اهداف شخصی و تجاری است. با استفاده از پیامک، مدیران تیمها میتوانند هشدارها و بهروزرسانیهای سریع ارسال کنند.
اعلانهای پیامکی در ارتباطات داخلی سرعت، قابلیت اعتماد و تعامل بالایی فراهم میکنند.
میتوانید برای هشدارهای اضطراری، بهروزرسانیهای شیفت، اطلاعیههای سازمانی یا اعلانهای IT استفاده کنید.
در مقایسه با ایمیل و گروههای چت اجتماعی، پیامک بهترین روش برای افزایش کارایی و مطلع نگه داشتن کارکنان است.
فقط نیاز دارید استراتژی پیامکی قوی بسازید و از پلتفرم چندمنظورهای مانند WP SMS استفاده کنید تا هم کمپینهای پیامکی مشتریمحور و هم ارتباطات پیامکی داخلی اجرا کنید.
پس وقتتان را با جستجوی راهحلهای دیگر تلف نکنید. نسخه آزمایشی WP SMS را امتحان و بسته قیمتی خود را انتخاب کنید.
سوالات متداول
چگونه میتوان از پیامهای متنی برای ارتباط با کارکنان استفاده کرد؟
پیامهای متنی برای هشدارهای فوری، بهروزرسانیهای شیفت، اطلاعیههای شرکت، اعلانهای منابع انسانی و یادآوری جلسات استفاده میشوند.
۵ نمونه پیامک حرفهای چیست؟
- یادآوری: شیفت شما فردا ساعت ۹ صبح شروع میشود. لطفا بهموقع حاضر شوید.
- فوری: دفتر به دلیل هوای شدید تعطیل است. در صورت امکان از خانه کار کنید.
- بهروزرسانی پرداخت: حقوق پردازش شده. واریز مستقیم تا جمعه انجام میشود.
- هشدار جلسه: جلسه سازمانی ساعت ۳ بعدازظهر. از طریق زوم شرکت کنید: [لینک].
- هشدار IT: تعمیرات سیستم از ساعت ۱ تا ۳ صبح. قطعی موقتی پیشبینی میشود.
بهترین ابزار پیامکی برای ارتباطات داخلی چیست؟
بستگی به منابع، نیازمندیها و پلتفرمهای فعلی شما دارد. اگر از وبسایت وردپرسی استفاده میکنید، بهتر است از افزونه پیامکی مانند WP SMS استفاده کنید.
آیا میتوانم از دسکتاپ پیامک ارسال کنم؟
بله، Google Messages از طریق مرورگر وب قابل دسترسی است.